9 moyens d’amplifier l’impact positif des outils de collaboration

Pourquoi ? Parce que le travail se fait désormais en temps réel, sans attendre la prochaine réunion. Mais il faut une adoption de tous, de bas en haut et de haut en bas pour réussir. Et il faut aussi un changement dans la façon dont le travail est fait.


Gallop : Tendances de l’emploi aux États-Unis 2018

« Le pourcentage de travailleurs « engagés » aux États-Unis – c’est à dire ceux qui sont impliqués et enthousiastes au travail sur leur lieu de travail – est maintenant de 34 %. Un pourcentage qui égale son plus haut niveau, atteint en 2016. A cette époque 16,5 % des travailleurs étaient qualifiés de « activement désengagés » – soit un ratio de deux travailleurs engagés pour un travailleur activement désengagé.

Le pourcentage d’employés « activement désengagés » – des travailleurs qui ont une expérience de travail misérable – est désormais à son plus bas niveau (13 %), ce qui fait que le ratio actuel d’employés engagés par rapport aux employés activement désengagés est de 2,6 pour 1. Un record selon Gallup.

Gallop note en 2018 que les 53 % restants des travailleurs sont dans la catégorie « non engagés », identifiée comme étant : « Ils peuvent être généralement satisfaits mais n’ont pas de lien cognitif et émotionnel avec leur travail et leur lieu de travail ; ils se présentent généralement au travail et font le minimum requis mais quittent rapidement leur entreprise pour une offre légèrement meilleure ».

Bien que les tendances en matière d’engagement des employés soient positives et vont dans la bonne direction, le fait demeure : deux employés américains sur trois ne sont pas activement engagés.

D’après ma propre expérience de la gestion de grandes équipes dans plusieurs secteurs d’activité, l’engagement des employés peut augmenter grâce à l’utilisation de technologies de collaboration et à la refonte des processus opérationnels. Dans mon livre, The Pursuit of Social Business Excellence, j’ai parlé de l’importance et des avantages de cultiver une culture de collaboration, où les idées et les recommandations d’amélioration de tous les employés peuvent être vues et entendues dans tout le tissu social de l’entreprise, pas seulement au sommet de l’organisation.

Si la collaboration est l’activité interpersonnelle qui crée de la valeur lorsque nous travaillons ensemble, comment mieux utiliser les applications de collaboration pour générer plus de valeur ? Il s’avère que c’est soit beaucoup plus facile, soit beaucoup plus difficile que ce à quoi vous vous attendiez.

Pour mieux comprendre les meilleures pratiques en matière de collaboration d’entreprise, j’ai demandé à Wayne Kurtzman, directeur de recherche d’IDC, de partager son point de vue et les résultats des recherches. Avant de rejoindre IDC, Wayne Kurtzman a dirigé des programmes de technologies émergentes pour des entreprises B2B et B2C mondiales, tirant parti de la collaboration communautaire et des réseaux sociaux pour améliorer l’expérience des employés et des clients, améliorer l’efficacité et créer de nouvelles sources de revenus.

Voici les réflexions de Wayne Kurtzman sur la mise à l’échelle de la collaboration commerciale, qui vise à améliorer l’engagement des employés et les résultats commerciaux.

Les fonctionnalités de collaboration sont de plus en plus présentées comme la prochaine application d’entreprise « indispensable ». Votre défi est qu’elles se situent à l’intersection de l’expérience utilisateur, de la communauté et de la technologie.

Peter Drucker a dit : « Les cultures d’entreprise sont comme les cultures de pays. N’essayez jamais d’en changer une. Essayez plutôt de travailler avec ce que vous avez. »

Pensez maintenant au-delà de la culture du travail à la façon dont les employés utilisent la technologie : elle est moins chère, plus portable, plus facile à utiliser et plus fonctionnelle que jamais. Vous avez un besoin ? Téléchargez une application. Besoin de travailler avec les gens ? Passez par une application de messagerie ou de collaboration. Vos employés attendent littéralement que vous les rattrapiez sur ce point et utilisent probablement déjà des solutions informatiques parallèles pour être plus productifs (tapez shadow IT dans Google pour voir).

Sur le plan technique, IDC montre que l’intégration des applications métier et l’adoption par les entreprises de plates-formes collaboratives permettent de réduire considérablement le nombre de réunions, le nombre d’e-mails et le temps d’exécution des projets.

Et ce parce que le travail se fait en temps réel, sans attendre la prochaine réunion. Mais il faut une adoption de bas en haut et de haut en bas pour réussir, et souvent un changement dans la façon dont le travail est fait. IDC a isolé neuf étapes dans la création d’une culture visant à accélérer les avantages de la collaboration :


9 étapes pour accélérer les avantages technologiques avec la culture.

9 étapes de l’accélération des avantages technologiques grâce à la culture d’entreprise

  1. But / identité commune. Ce qui motive la collaboration, c’est ce qui permet au groupe de rester uni. Il s’agit d’une communauté construite autour d’un but commun. La communauté ne peut être dictée, elle se mérite. Lorsque le but ou l’identité change ou diminue, il en va de même pour la cohésion du groupe.
  2. Confiance et ouverture. Les meilleures idées exigent un « lieu sûr » pour les partager et obtenir des commentaires constructifs. Si les concepts sont ouverts à de fortes critiques, vous perdrez vos meilleures idées et, éventuellement, votre sens de la communauté.
  3. Le contexte commun est la lingua franca de la dynamique de groupe, le langage commun et les expériences utilisées pour décrire le travail du groupe. L’intégration des nouveaux membres dans la communauté doit se faire comme vous le feriez dans un groupe communautaire  » dans la vraie vie « . Les environnements de collaboration en ligne facilitent cette tâche, car les utilisateurs peuvent voir l’historique de l’évolution du contexte. Pourtant, le mentorat des utilisateurs est la clé du succès.
  4. Mentor et modèle. La modélisation du comportement et le mentorat sont mieux réalisés par des pairs dans chaque département. Le recours à des pairs et non à des gestionnaires facilite la croissance de l’adoption, l’intégration des utilisateurs à bord et l’établissement et la modération des normes.
  5. Adhésion croisée. L’ajout d’experts avec d’autres parties prenantes crée de nouvelles perspectives qui permettent d’obtenir de meilleurs résultats et d’éviter les pièges.
  6. Des idées convergentes et divergentes. Toutes les idées ne sont pas simples à atteindre simplement sur la base de faits connus. La plupart sont ambigües et nécessitent un assemblage. Adhérer et construire à partir d’idées partielles peut donner lieu à des moments significatifs pour l’équipe.
  7. Négociation. Le groupe doit déterminer comment et quand il présente les idées et les met en œuvre pour rester dans la roadmap. C’est important dans le cas d’idées divergentes, qui nécessitent souvent un consensus.
  8. Méritocratie. De plus en plus, les employés s’attendent à être reconnus pour le travail accompli. La collaboration est une méritocratie, ce qui peut signifier une redéfinition du rôle des gestionnaires comme facilitateurs.
  9. Processus, ressources et workflow. C’est là que la technologie entre en jeu : Rassembler tous les systèmes, actifs, réunions, visuels et y ajouter des calendriers, des flux de travail et autres permet désormais de travailler plus rapidement, de partager par défaut, et d’exploiter les actifs culturels qui sont à l’origine de la véritable transformation numérique.

Après avoir parlé avec Wayne Kurtzman, il est clair pour moi que la collaboration à grande échelle est fonction d’une culture inclusive et ouverte d’esprit, de processus souples et agiles et enfin de technologies intuitives et intelligentes.

Vous n’êtes pas une équipe parce que vous travaillez ensemble. Vous formez une équipe parce que vous vous faites confiance, vous vous respectez et vous vous souciez les uns des autres. La collaboration est un travail difficile, mais en respectant des étapes simples, elle peut être plus facile et beaucoup plus gratifiante. La création d’une culture de collaboration n’est pas une destination, mais un cheminement continu vers la co-création de valeur pour les intervenants (employés, clients, partenaires et collectivités). La collaboration peut commencer avec seulement quatre mots : « Qu’en penses-tu ?

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